Asiakastietojen luottamuksellinen käsittely on Kannassa toimittaessa kaiken A ja O. Organisaatiosi varmennekortillisille käyttäjille määritetään käyttöönottovaiheessa oikeat roolit työtehtäviin perustuen. Roolilla luvitetaan esim. mitä sosiaalihuollon palvelutehtäviä, palveluprosesseja ja asiakirjoja hänellä on lupa nähdä ja mitä muokata, ja onko hänellä oikeus käsitellä turvakiellon alaisia tietoja vai ei.
Asiakkaan sosiaalihuollon asioiden tarkastelu rekisterinkäyttöoikeudella
Jotta kansalaisen tietoja voidaan käsitellä Nursebuddyn ja Kannan kesken, tulee Nursebuddyn asiakasprofiilista löytyä henkilötunnus (HETU). Toimiessasi hyvinvointialueen lukuun rekisterinkäyttöoikeudella, saat asiakkaan HETU:n hyvinvointialueen yhteyshenkilöltäsi turvasähköpostilla.
Kirjaudu Nursebuddyyn selainkäyttäjän tunnuksillasi.
Siirry haluamasi asiakkaan profiilissa Kanta-välilehdelle.
Tunnistaudu varmennekortillasi. Tarkista tästä mitä tarvitset tunnistautumiseen >
Syötä hyvinvointialueen OID-koodi Palvelunjärjestäjä-kenttään:
Klikkaa Avaa asiakas.
Tämän jälkeen asiakkaaseen liittyvät sosiaalihuollon asiakirjat ja asiat listautuvat näkyvillesi niiltä osin, kuin sinulla ja yritykselläsi on niiden käsittelyyn oikeudet.
Kanta-dokumentti: kuvaa millaisesta sisällöstä on kyse. Asiakirjojen tyypit perustuvat kansallisiin määrityksiin, jotka ovat saatavilla Sosmeta-palvelusta.
Arkistointipäivä/Lähetyspäivä: milloin asiakirja oli arkistoitu Kantaan.
Asia OID: osoittaa mihin asiakkaan sosiaalihuollon asiaan sisältö liittyy. Hyvinvointialueen lukuun toimiessasi saat asiatunnisteen tiedoksi HVA:lta.
Käsittelijä: henkilö, joka suoritti arkistoinnin/tallentamisen.
Erityissisältö: sisältö, jonka kirjaamista ja käsittelyä koskevat tarkemmat määräykset, joilla turvataan asiakkaan yksityisyys ja oikeudet. Lue lisää >
Avaa haluamasi asiakirja tarkasteltavaksi klikkaamalla Tiedot-linkkiä:
Asiakkaan sosiaalihuollon asioiden tarkastelu omasta rekisteristä (ilman hyvinvointialuetta)
Asiakkaan tietojen avaaminen omasta rekisteristä tapahtuu muuten samoin kuin edellä, paitsi:
Jätä Palvelunjärjestäjä-kenttä tyhjäksi.
Klikkaa suoraan Avaa asiakas -painiketta.
Listauksella näkyy ainoastaan omaan rekisteriinne tallentamanne tiedot.
TÄRKEÄÄ: Jos tuotat samalle kansalaiselle palvelua sekä hyvinvointialueen lukuun että itsemaksavana, varmista aina asiakasta avatessasi kumpia kirjauksia olet kulloinkin arkistoimassa/tarkastelemassa. Oman yrityksesi lukuun tehtyä työtä ei saa kirjata hyvinvointialueen rekisteriin ja vastaavasti hyvinvointialueen lukuun tehtyä työtä ei saa päätyä omaan rekisteriinne.
Asiakirjassa virheen korjaaminen tai tietojen täydentäminen muokkaamalla
Jos ammattihenkilö tai kansalainen itse huomaa epätarkan tai virheellisen tiedon kertaalleen arkistoidussa asiakirjassa, sisältöä on mahdollista päivittää.
Avaa haluamasi asiakirja tarkasteltavaksi klikkaamalla Tiedot-linkkiä.
Aloita muokkaus klikkaamalla Muokkaa-painiketta:
Valitse ensin muokkauksen syy valintalistalta, joko asiakkaan tai ammattihenkilön aloitteesta tehtävä muutos:
Tee muihin kenttiin tarvittavat päivitykset ja klikkaa Tallenna.
Uusin versio korvaa alkuperäisen ja sen sisältö näytetään jatkossa Nursebuddyssa. Kannasta katsottuna asiakirjalla näkyy kuinka monta versiota siitä on olemassa.
Asiakirjan mitätöinti
Tiedon jäljitettävyyden vuoksi Kanta-palveluihin (sekä Potilastiedon että Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon) tallennettuja asiakirjoja ei voi lopullisesti tuhota.
Sen sijaan virheen sisältävä tai muilta osin väärin arkistoitu (esim. väärän asiakkaan alle kirjattu) asiakirja tulee mitätöidä. Mitätöinti tarkoittaa, että alkuperäiseen asiakirjaan lisätään pysyvä merkintä, joka kertoo, että asiakirja on virheellinen ja se poistetaan käytöstä.
Toimi näin:
Valitse sen asiakirjan rivi, jonka haluat poistaa käytöstä.
Klikkaa rivillä Poista-painiketta.
Valitse poistamisen syy ja klikkaa Poista:
Asiakirja poistuu listalta, mutta on silti edelleen löydettävissä Kannasta mitätöinti-merkinnällä.
Asiakirjojen tarkastelun erikoistilanteet
Asiakkaaseen tai asiakirjoihin voi liittyä Kannassa myös erikoistilanteita, jonka vuoksi tietojen näkyvyyttä rajoitetaan.
1) Erityissisällöksi luokitellut asiakirjat
Sosiaalihuollon erityissisällöt viittaavat kirjaamiskäytännöissä niihin tietoihin, jotka ovat luonteeltaan erityisen arkaluonteisia, salassa pidettäviä tai vaativat erityishuomiota käsittelyssä ja luovuttamisessa Kanta-palvelujen kautta.
Erityissisällöksi luetaan usein asiakirjoja tai niiden osia, jotka sisältävät:
Sosiaalihuollon asiakkaan väkivaltaan tai väkivallan uhkaan liittyviä tietoja (esim. arviot asiakkaan tai hänen läheisensä turvallisuudesta, suojelutoimenpiteistä tai rikosilmoituksista).
Lapsen huostaanottoa ja sijaishuoltoa koskevat päätökset ja suunnitelmat.
Tiedot, jotka on saatu viranomaisyhteistyössä erityisen salassa pidettävistä lähteistä (esim. lastensuojeluilmoitukseen liittyvät tiedot, ja tietyt poliisin tai terveydenhuollon salassa pidettävät lausunnot).
Nursebuddyn asiakaslistauksella tunnistat nämä sisällöt asiakirja-rivin Erityissisältö-merkinnästä Kyllä:
Asiakirjaa luodessasi voit itse merkitä sen erityissisällöksi näin:
Valitse rasti Merkkaa asiakirja erityissisällöksi luokiteltavaksi tiedoksi.
Valitse sen jälkeen listalta erityissisällön syy:
Klikkaa lopuksi Tallenna.
Kuka voi nähdä erityissisällöt?
Laatija näkee aina luomansa sisällöt.
Saman organisaation muut käyttäjät voivat nähdä sisällön, jos se on virkatehtävän kannalta välttämätöntä eli työntekijällä on asiakkuus- tai hoitosuhde kyseiseen asiakkaaseen ja työntekijällä on asianmukainen ammattiperusteinen käyttäjärooli tietojärjestelmässä.
Kaikki tietojen katsominen, myös erityissisältöjen osalta, taltioituu käyttölokeihin.
2) Turvakiellon alaiset tiedot
Turvakielto on toimenpide, jolla suojellaan henkilöä henkeen, terveyteen tai vapauteen kohdistuvan vakavan uhan vuoksi. Turvakiellon asettaa viranomainen ja tieto siitä tulee Väestötietojärjestelmästä (VTJ).
Turvakielto on kansalaiseen liitetty ominaisuus. Se kattaa henkilölle tallennetut kotikunta-, asuinpaikka-, osoite- ja yhteystiedot sekä sähköpostiosoitteet VTJ:ssä sekä kiinteistöä ja asuntoa koskevat tiedot, jos niihin voidaan liittää omistajaa ja asukasta koskevia henkilötietoja.
Nursebuddyssa ei koskaan noudeta asiakkaan osoite- tai yhteystietoja VTJ:stä asiakasprofiilin Kanta-välilehdelle näytettäväksi.
Asiakirjoja Nursebuddysta Kantaan arkistoidessa ei ole myöskään mahdollista tallentaa tai käsitellä asiakkaan osoite- tai muita yhteystietoja rakenteisessa muodossa.
Suosittelemme organisaatioita lisäksi varmistamaan omissa kirjauskäytänteissään, ettei Kannan asiakirjoihin muulloinkaan kirjattaisi osoite- tai yhteystietoja edes vapaassa tekstimuodossa.
Kun organisaationne liittyy Kanta-palveluihin, käymme käyttöönoton yhteydessä yhdessä läpi käyttäjienne työtehtävät ja roolit. Mikäli tunnistatte, että tietyillä käyttäjillä tulee olla oikeus tarkastella turvakiellon alaisia yhteystietoja (perusteena esim. yhteyden saaminen asiakkaaseen hätätilanteissa), tämä käyttöoikeus annetaan heille erikseen. Toimiessasi hyvinvointialueen kanssa, keskustele heidän käytännöistään ja yhteistyössä tarvittavien tietojen saamisesta.
Tunnista ja perehdytä organisaatiossasi turvakiellon alaisia tietoja käsittelevät työntekijät asianmukaiseen tietojen käsittelyyn.
Huom: varmista turvakiellon toteutuminen myös Nursebuddyn sisällä siten, että turvakiellon alaisen asiakkaan profiiliin ei ole tallennettu osoite- ja muita yhteystietoja käyntien suorittamista varten. Kysy tarvittaessa vinkkejä Nursebuddyn tuesta: tuki@nursebuddy.fi
Jatka tutustumalla ohjeisiin asiakirjojen tallentamisesta Kantaan >