Oman asiakasrekisterisi hallinta sisältää seuraavat vaiheet, joista osan teet ERA-järjestelmässä ja osan Nursebuddyssa. ERA:an sinun tarvitsee mennä käytännössä vain asiakkuuden perustamis- ja päättämistoimenpiteissä.
Muista! Aina kun toimit hyvinvointialueen kanssa, heidän palveluohjauksensa on jo hoitanut tausta-asiat kuntoon. Sinun riittää ainoastaan liittyä heidän rekisteriinsä Nursebuddyssa ja arkistoida asiakirjoja HVA:n ohjaamassa laajuudessa.
Edellytykset
Oman asiakasrekisterisi hallinnan voit aloittaa tuotantokäytössä, kun olet:
Tehnyt Kanta Extranetissä Sosiaalihuollon asiakastietovarannon Liittymisilmoituksen. Voit tarkistaa yrityksesi liittymisen tilan täältä >
Suorittanut Nursebuddyn kanssa perusmuotoisen käyttöönottokokeen, josta laaditun raportin olet toimittanut Kanta-palveluille ohjeidemme mukaisesti.
Ilmoittanut Nursebuddylle organisaatiosi käyttäjien varmennekorttien numerot sekä missä palvelutehtäviin + sosiaalipalveluihin kenenkin työtehtävät liittyvät.
Seuraavassa käydään vaiheet järjestyksessä läpi "Terhikki"-kansalaisen avulla. Muistathan, että ERA:n käyttöön saat aina vinkkejä yläpalkista ladattavissa olevasta Käyttöohjeesta:
Vaihe 1: Tarkista Kanta-informointi ja tietojen luovutuslupa
Tarkista ja tarvittaessa päivitä hoitamasi kansalaisen Kanta-informointi sekä arkiston luovutusluvat ja mahdolliset erilliset kiellot.
Muista käsitteiden erot ja tutustu lisätietoihin >
Kanta-informointi | Kansalaiselle annettu tieto siitä, miten hänen tietojaan käsitellään Kanta-palveluissa ja miten niitä voidaan luovuttaa. | Ei rajoita tai salli sellaisenaan mitään. Se on lakisääteinen tiedoksianto. Informointi on saatettava osapuolelle tiedoksi ennen kuin luovutuslupia tai kieltoja voidaan kirjata. |
Luovutuslupa | Asiakkaan antama suostumus, jolla hän sallii sosiaalihuollon asiakastietojensa haun ja luovutuksen eri sosiaalihuollon palvelunantajien välillä. | Laajentaa tietojen näkyvyyttä. Mahdollistaa sen, että eri organisaatiot (esim. hyvinvointialueet tai muut yksityiset palveluntuottajat) näkevät ja voivat hyödyntää asiakkaan aiempia sosiaalihuollon asiakirjoja. |
Arkiston kielto | Asiakkaan asettama rajoitus, joka kieltää tiettyjen rekisteröityjen tietojen luovuttamisen toiselle palvelunantajalle. | Rajoittaa tietojen näkyvyyttä. Estää määrättyjen tietojen näkymisen muille organisaatioille tai palvelutehtäville – vaikka luovutuslupa olisi muuten annettu. (Ei koske organisaation sisäistä hoito-/asiakassuhdetta tai hätätilanteita). |
Näiden tarkistaminen on hyvä käytäntö tehdä aina alussa, kun aloitat uuden asiakkuuden perustamista ja tutustut kansalaisen tilanteeseen.
Teknisesti näiden hallinta tapahtuu näin:
Tunnistaudu ERA-järjestelmään.
Valitse yläpalkista Avaa asiakas ja hae kansalaisen tiedot HETU:lla.
Siirry asiakkaan tiedoissa Tiedot-välilehdelle, josta näet mitkä luvat asiakkaalla on voimassa:
Terhikin tapauksessa informointi on kunnossa ja annettu, toimenpiteitä ei tarvita.
Jos näin ei kuitenkaan ole omalla asiakkaallasi:
a) Klikkaa Kanta-informointi > Anna informointi.
b) Hyödynnä pikkuikkunassa tarjolla olevaa linkkiä "käsikirjoituksena" kansalaiselle kertomisen tukena.
c) Klikkaa Lähetä.
Terhikin tapauksessa tietojen luovutuslupa ei ole tiedossa. Tarkista tilanne:
a) Klikkaa Luovutuslupa > Muokkaa luovutuslupaa.
b) Jos asiakas asioi itsenään ilman esim. puolesta-asioijaa tai edunvalvojaa, voit klikata seuraavassa kohdassa Jatka.
c) Sosiaalihuollon luovutuslupa on kunnossa, jos ylimmässä kohdassa on rasti ja tällöin sinun ei tarvitse tehdä muuta. Jos rastia ei ole, valitse ko. laatikko ja klikkaa Lähetä.
Arkiston kieltojen asettaminen on edellisiin nähden poikkeustilanne, joka ei välttämättä ole osana perusprosessiasi. Perusoletus on sallia tietojen luovutukset, jotta eri toimijoilla on parempi kokonaisnäkymä kansalaisen saamiin palveluihin. Kieltojen avulla kansalainen voi kuitenkin halutessaan rajoittaa tiettyjen tietojen näkymistä. Katso tarkemmat ohjeet kieltojen käsittelyyn ERA:ssa tämän sivun lopusta >
Vaihe 2: Perusta asiakkuus palvelutehtävässä
Perusta asiakkuus lisäämällä hoitamallesi kansalaiselle sosiaalihuollon palvelutehtävä (esim. Iäkkäiden palvelut, Vammaispalvelut, Lapsiperheiden palvelut).
Toimi näin:
Siirry asiakkaan tiedoissa Asiakkuus-välilehdelle.
Kelaa sivua loppuun asti kunnes näet otsikon Sosiaalihuollon palvelutehtävä.
Klikkaa Lisää-painiketta tämän osion vierellä oikeasta reunasta.
Klikkaa seuraavan sivun keskellä näkyvää Muokkaa-painiketta ja valitse tuottamaasi palvelua koskeva tehtävä. Tarjolla olevat valinnat on jo valmiiksi rajattu sen mukaisesti, mitä varmennekortillesi on määritetty käyttäjäoikeuksistasi:
Klikkaa yläpalkista Tallenna.
Vaihe 3: Perusta asia-OID
Perusta asiakkuuteen yksi tai useampi sosiaalihuollon asia. Asian perustaminen on pakollinen vaihe, jotta saat käyttöösi järjestelmien kesken käytettävän asia-OID-tunnisteen ja pystyt arkistoimaan siihen liittyviä asiakirjoja.
Toimi näin:
Siirry Asiat-välilehdelle.
Klikkaa Lisää-painiketta oikeasta reunasta.
Tärkeimmät asiat löytyvät heti Asia-sivun yläosasta:
Tunniste: tämä muodostuu automaattisesti ja tähän kytket kaikki asiakkaaseen liittyvät asiakirjat.
Avauspäivä: muodostuu automaattisesti. Jos päättymispäivä on jo tiedossa, voit lisätä sen itse, mutta jos palvelu jatkuu toistaiseksi voit jättää sen tyhjäksi.
Nimi: hae listalta kuvaava teema tuottamallesi palvelulle. Yleisesti hoivapalveluille ko. valinnoista käy parhaiten Hoivaan ja huolenpitoon liittyvä sosiaalihuollon asia, mutta tarkista lista oman tilanteesi kannalta.
Palvelutehtävä: nouda tähän edellisellä välilehdellä määrittämäsi palvelutehtävä.
Asian tietojen näkyvyyys asiakkaalle: normaalitilanteessa ei ole tarpeen piilottaa kirjausten näkymistä asiakkaalta itseltään OmaKannassa eli tähän ei tarvitse pääsääntöisesti määrittää mitään.
Klikkaa lopuksi yläpalkista Tallenna.
Palveluusi soveltuen voit täydentää myös muita tällä sivulla näkyviä kenttiä, mutta ne eivät ole pakollisia. Allaolevassa esimerkissä lapsiperheille tuotettu palvelu koskee alaikäistä lasta "Pojua", jolloin voit yhdistää lisäkentissä huoltaja "Lumin" tähän samaan, yhteiseen asiaan sekä määrittää saako huoltaja nähdä lasta koskevat kirjaukset:
Vaihe 4: Lisää asiakkaaseen asiakirjoja
ERA:ssa muodostetun Asia OID -tunnisteen avulla pystyt liittämään kansalaiseen hänen palvelunsa kannalta olennaisia asiakirjoja Nursebuddyssa.
Jatka arkistointia Nursebuddysta käsin palvelusi kannalta soveltuvalla tavalla sopimuksesi voimassaolon ajan. ERA:an ei tarvitse mennä jos muutoksia asiaan tai asiakkuuteen ei tarvitse tehdä.
Vaihe 5: Päätä asia, palvelutehtävä ja asiakkuus
Kun kansalaisen saama palvelu päättyy esimerkiksi hänen menehtyessään tai siirtyessään toiselle palveluntuottajalle tai julkisen hoivan piiriin, muista purkaa tarvittavat yhteydet. Näin tulee toimia, koska yritykselläsi ei enää ole työtehtäviin tai palvelun tuottamiseen perustuvaa pääsyä kansalaisen tietoihin.
Yhteyden purkaminen tapahtuu näin:
Tunnistaudu ERA-järjestelmään.
Valitse yläpalkista Avaa asiakas ja hae kansalaisen tiedot HETU:lla.
Siirry asiakkaan tiedoissa nyt ensin Asiat-välilehdelle.
Valitse sen asian rivi, jonka haluat päättää.
Klikkaa Päätä-painiketta oikeasta reunasta ja vahvista päättäminen.
Siirry seuraavaksi Asiakkuus-välilehdelle.
Valitse sivun lopusta sen Palvelutehtävän rivi, jonka haluat päättää.
Klikkaa Päätä-painiketta oikeasta reunasta ja vahvista.
Mikäli asiakkaalle ei jää teidän yrityksenne kanssa enää mitään palveluita auki, merkitse koko asiakkuus päättyneeksi. Klikkaa ylemmissä painikkeissa näkyvää Päätä-painiketta ja anna peruste asiakkuuden loppumiselle.
Tämän jälkeen kansalaisen Kanta-asiakirjat eivät enää palaudu sinulle Nursebuddysta haettaessa, mutta säilyvät kansalaisen itsensä nähtävillä OmaKannassa.
Luovutuslupa määrittää sen, mitkä ulkoiset tahot pystyvät (tai eivät pysty) näkemään arkistoituja kirjauksia. Muiden organisaatioiden käyttäjien roolit ja käyttöoikeudet lisäksi määrittävät sen, keillä henkilöillä on työtehtäviensä puolesta lupa ko. tietoja ylipäänsä nähdä.
Usein kysyttyä oman rekisterin hallinnasta
"Eräs hoitamani asiakas kieltäytyy Kanta-arkistoinnista. Voinko jättää kirjaamatta kokonaan?"
"Eräs hoitamani asiakas kieltäytyy Kanta-arkistoinnista. Voinko jättää kirjaamatta kokonaan?"
Olemme tarkistaneet tähän Kanta-palveluiden ohjeistuksen ja se löytyy täältä >
(Pikavastaus: et voi.)
"Mitä eri väyliä pitkin nuo informoinnit ja luovutusluvat voivat muodostua? SIis pitääkö minun hoitaa ne IHAN KAIKKI?"
"Mitä eri väyliä pitkin nuo informoinnit ja luovutusluvat voivat muodostua? SIis pitääkö minun hoitaa ne IHAN KAIKKI?"
Nämä voivat muodostua joko siten, että kansalainen tarkistaa ne itsenäisesti OmaKannassa, tai sote-ammattilainen (kuten sinä) ne hänelle asettaa hänen asioidessaan jossain terveydenhuollon tai sosiaalihuollon toimipisteessä.
Kanta-informointi on näistä se helpoin: se on yhteinen terveydenhuollolle ja sosiaalihuollolle. Hyvin todennäköisesti tämä siis on monella kansalaisella jo kunnossa, etenkin iäkkäillä henkilöillä.
Luovutuslupa on sosiaalihuollon puolella uusi asia, joten tämä voi tulla uutena myös kansalaiselle itselleen. Tutustu Kanta-palveluiden omiin materiaaleihin > ja pohdi kuinka voit välittää tietoa tästä asiakkaillesi jo etukäteen.
"OK eli täytyy kirjata vaikka asiakas ei halua. Mitenkäs tätä rajataan, ettei meidän yrityksen tekemät kirjaukset näy vaikka hyvinvointialueelle, kun asiakas ei tätä tahdo?"
"OK eli täytyy kirjata vaikka asiakas ei halua. Mitenkäs tätä rajataan, ettei meidän yrityksen tekemät kirjaukset näy vaikka hyvinvointialueelle, kun asiakas ei tätä tahdo?"
Tähän keinona on arkiston kielto. Toteutat sen teknisesti ERA:ssa näin:
Mene Tiedot-välilehdellä kohtaan Arkiston kiellot > Muokkaa kieltoja.
Klikkaa Jatka, jos kansalainen asioi ilman puolesta-asioijaa tai edunvalvojaa.
Klikkaa Lisää ja valitse tilanteeseen sopiva vaihtoehto:
Rekisterinpitäjä: voitte esim. rajata, että teidän yrityksenne tekemät kirjaukset eivät näy muille toimijoille. Löydät yrityksenne kun alat kirjoittaa sen nimeä tekstikenttään:
Palvelutehtävä: voitte rajata, että tietyn palveluntehtävän kirjaukset kielletää. Esim. yksityisesti tuotetun päihdehuollon palvelutehtävän kirjauksia ei näytettäisi muille toimijoille, mutta saman henkilön iäkkäiden palveluntehtävän kirjaukset näytetään ilman kieltoja.
Asiakirja: voitte rajata, että tietyllä päivämäärällä laaditun tietyn asiakirjan näkyminen kielletään, esim:
Tärkeää: muista lopussa klikata yläpalkista Lähetä, jotta tiedot tallentuvat Kanta-palveluihin!