"Toimin ainoastaan itsemaksavien kotihoitoasiakkaiden kanssa, enkä lainkaan hyvinvointialueen lukuun. Koskettaako Kantaan liittyminen minua ollenkaan?"
Kyllä koskettaa. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä velvoittaa kaikki yksityiset sosiaalipalvelujen tuottajat liittymään Kanta-palveluihin, vaikka toimisit vain itsemaksavien asiakkaiden kanssa.
Ratkaisevaa ei ole rahoitusmalli (hyvinvointialue vs. yksityinen), vaan se, että tuotat sosiaalihuollon palveluita ja käsittelet asiakastietoja digitaalisesti.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että:
Sinun tulee käyttää Kanta-yhteensopivaa asiakastietojärjestelmää, kuten Nursebuddy.
Asiakastiedot on tallennettava Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirtymäaikojen puitteissa eli viimeistään 1.9.2026 alkaen.
"Teidän ohjeissa lukee, että rekisterinkäyttöoikeuskoetta hyvinvointialueen kanssa ei tarvitse kaikkien tehdä. Mistä tietää koskeeko tuo omaa yritystä vai ei? Jos koskee meitä, niin miten siihen valmistaudutaan?"
Rekisterinkäyttöoikeuskoe on tietojärjestelmien välinen koe. Sen avulla varmistetaan, että yksityisen palveluntuottajan käyttämä järjestelmä (kuten Nursebuddy) ja hyvinvointialueen eli palvelunjärjestäjän käyttämä järjestelmä (esim. Saga tai Lifecare) toimivat oikealla tavalla yksiin.
Koe suoritetaan vain 1 kerran per hyvinvointialue ja vain 1 kpl kunkin alueen asiakasyrityksistämme valikoituu olemaan mukana kokeessa. Jos arpa osuu kohdallesi, kuulet siitä kyllä! ;)
Kokeeseen valmistaudutaan yhdessä Nursebuddyn kanssa mm. tarkistamalla varmennekorttiisi liitetyt käyttöoikeudet. Prosessiin voi liittyä myös muita valmistelevia palavereita, mutta suurimman pohjatyön Nursebuddyn tiimi on jo tehnyt puolestasi.
"Hyvinvointialueemme velvoittaa yksityiset liittymään Kantaan vasta yleisenä määräaikana syyskuussa 2026. Jos haluamme aloittaa itsemaksavista asiakkaistamme kirjaamisen jo tätä ennen, voiko niin tehdä? Mitä hyötyä siitä on meille yrityksenä tai kansalaiselle itselleen?"
Vastaus Kanta-palveluilta:
Organisaation täytyy arvioida oma liittymistarpeensa ja aikataulunsa itse. Kanta-palveluista suosittelemme Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoa mahdollisimman pian. Emme osaa arvioida esim. kysymyksiin vastaamisen viivettämme siinä vaiheessa, kun liittymisen takaraja lähestyy. Mitä pikemmin käyttöönoton tekee, sitä nopeammin myös Kannan hyödyt ovat käytettävissä.Nursebuddyn vastaus:
Teknisesti on mahdollista aloittaa itsemaksavista asiakkaista kirjaaminen ennen syyskuun määräaikaa. Oman asiakasrekisterinne ylläpitoon liittyvät tehtävät (asiakkuuden luominen, sosiaalihuollon asioiden luominen, luovutuslupien ja informointien hallinta) tehdään ERA-palvelun käyttöliittymällä. Ennen käytön aloitusta tulee lisäksi suorittaa THL:n yleinen käyttöönottokoe Nursebuddyn ohjauksessa.Oman rekisterin ylläpitämiseen perehtymisen voi aloittaa Kanta-palvelujen käsikirjasta, luvusta Henkilörekisterit ja rekisterinpito.
"Avustavaa työtä tekevillä työntekijöillämme ei ole sote-alan ammattipätevyyksiä. He kirjaavat käyntinsä Nursebuddyyn. Millainen varmennekortti heille pitää hankkia?"
Kanta-palveluihin asiakirjojen arkistointi vaatii aina varmennekortilla tunnistautumista, mutta oman toiminnanohjausjärjestelmän puitteissa toimiminen ja omassa järjestelmässä asiakkaan tietojen hakeminen ei vaadi varmennekorttia.
Nursebuddysta tietojen Kantaan arkistointi tapahtuu ensivaiheessa selainversion kautta, ei mobiilisovelluksesta. Avustavilta työntekijöiltä ei niin ollen tarvita varmennekortteja, mikäli he toimivat ainoastaan mobiilisovelluksella oman Nursebuddynne puitteissa eivätkä tee hakuja Kannasta.
"Yksityisesti kotihoidon käyntinsä maksava iäkäs asiakkaani ei ymmärrä Kannan ideaa ja on kieltänyt tietojensa kirjaamisen sinne. Voinko kunnioittaa hänen toivettaan eli jättää kirjaamatta Kantaan? Tarkoittaako tämä sitä, että hän kansalaisena käyttää oikeuttaan olla luovuttamatta tietoja?"
Vastaus Kanta-palveluilta:
Kanta-palvelujen toiminta perustuu lainsäädäntöön ja se velvoittaa sosiaali- ja terveydenhuoltoa tallentamaan asiakkaiden tiedot Kantaan eikä kansalainen voi tätä kieltää. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilainen ei siis voi jättää tietoja tallentamatta Kantaan, tai poistaa niitä kansalaiselle näkyvästä OmaKannasta, ellei kyseessä ole virhe.
Asiakastietolaissa pääsääntönä on, että sosiaalihuollon asiakastietoja voidaan luovuttaa toiselle sosiaalihuollon palvelunantajalle asiakkaan luovutusluvan perusteella. Luovutuskiellon asettamisella kansalainen voi niin ollen rajata ja kieltää tietojensa luovuttamisen toisille palvelunantajille.
Lain mukaan Kantaan tallennettuja tietoja näytetään myös kansalaiselle itselleen OmaKannan kautta. Palvelussa voi seurata myös, mille sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajalle tietoja on luovutettu. Tietojen näkymistä OmaKanta-palvelussa ei voi estää, mutta palvelua ei ole pakko käyttää.
"Meillä on käytössä Nursebuddyn omaisnäkymä perheenjäsenille. Olen kuullut toiselta yrittäjältä, että sen käyttö pitää lopettaa, kun otamme Kannan käyttöön. Pitääkö paikkansa? Ja näkeekö omainen tiedot jatkossa Kannasta?"
Omaisnäkymän käyttöä ei tarvitse lopettaa omaan asiakasrekisteriinne kuuluvista, itsemaksavista asiakkaista.
Asia voi kuitenkin muuttua, mikäli palvelette asiakkaitanne hyvinvointialueen lukuun. Tässä tapauksessa hyvinvointialue on asiakasrekisterin omistaja, ja tähän perustuen he voivat harkintansa mukaan pyytää keskeyttämään omaisten pääsyn järjestelmään.
Se voiko omainen nähdä läheisensä tietoja Kanta-palveluista on eri asia. Kenelläkään ei ole sukulaisuussuhteen perusteella suoraan oikeuksia toisen henkilön tietoihin. Kansalaisen tulee aina erikseen antaa valtuutus henkilölle, jonka haluaa asioivan puolestaan ja näkevän tietonsa. Valtuutuksen voi tehdä suomi.fi -palvelussa.
"Onko niin, että jossain päin kansalaiset pääsevät jo nyt näkemään omia tietojaan sosiaalihuollon OmaKannasta? Millä alueilla tämä on jo toiminnassa?"
Vastaus Kanta-palveluilta:
Kyllä vain. Hyvinvointialueet, jotka tallentavat Kantaan sellaista sosiaalihuollon asiakastietoa, joka näkyy kansalaisille OmaKannassa, kanta.fi-sivustolla: https://www.kanta.fi/sosiaalipalvelujen-tiedot
"Me tuotamme henkilökohtaisen avun palveluita. Olen kuullut, ettei tällaisista palveluista tarvitse kirjata Kantaan mitään. Pitääkö tämä paikkansa?"
Tämänhetkisen tiedon mukaan olet oikeassa - mutta lue vastaus kokonaan!
Henkilökohtainen apu on poikkeus monen muun sosiaalipalvelun joukossa palvelun luonteesta johtuen: painopiste on avustamisessa ja tämä sisältää vahvasti henkilökohtaisen elämän piiriin kuuluvia asioita, ei niinkään hoidollista raportointia. Tämän vuoksi teidän ei toistaiseksi tarvitse tallentaa rakenteisia asiakirjoja Kanta-palveluihin.
Mutta: jos yrityksesi tuottaa henkilökohtaisen avun lisäksi mitä tahansa muuta sosiaalihuollon palvelua (kuten kotipalvelua tai omaishoidon tukea), niistä on kirjattava Kantaan.
Vaikka yrityksesi ei tuottaisi muita palveluita, Kantaan liittymisvelvoite on silti voimassa, jos toimit sosiaalihuollon palveluntuottajana ja käytät digitaalisia järjestelmiä.
"Olemme palvelleet asiakkaitamme jo vuosikaudet. Pitääkö Kantaan nyt sitten siirtää heiltä kaikki vanhatkin kirjaukset? Sehän on hirveä homma!"
Lyhyt vastaus: pääsääntöisesti ei tarvitse viedä vanhoja tietoja. Pakollista on viedä ainoastaan liittymisestä alkaen syntyvät uudet merkinnät, suunnitelmat jne.
Huomaa kuitenkin:
Aktiiviset asiakkuudet: Jos asiakkuus jatkuu liittymisen jälkeen, voi olla käytännön syistä järkevää (mutta ei suoraan laissa pakotettua) siirtää keskeisimmät voimassa olevat asiakirjat, kuten voimassa oleva palvelun toteutussuunnitelma Kantaan. Näin tiedonkulku on katkeamatonta.
Vanhojen tietojen arkistointi (Kanta-arkistointi): Jos haluatte luopua omasta vanhasta sähköisestä arkistostanne tai siirtää paperiarkistot digitaaliseen muotoon, voitte tehdä ns. vanhojen tietojen arkistoinnin Kantaan. Tämä on vapaaehtoinen palvelu, jolla varmistetaan tietojen säilyminen lainmukaisesti.
Hyvinvointialueesi voi myös sopimusehdoissaan edellyttää tiettyjen historiatietojen arkistointia Kantaan hoidon jatkuvuuden turvaamiseksi. Tarkista alueesi linjaukset!