Nursebuddyn asetuksissa on muutama kohta, jotka pääkäyttäjän kannattaa laittaa kuntoon käytön alkumetreillä. Näin saat yrityksesi tuotteiden ja palveluiden hinnat kuntoon laskutusta ja raportteja varten, ja voit jatkossa säästää aikaa määrittämällä usein toistuvat tuotteet oletuksina asiakkaidesi profiileihin tai toistuviin käynteihin.
Käynnin tuotteet
Kohdassa Asetukset > Laskutus > Käynnin tuotteet voit määrittää erilaisten asiakaskäyntiesi tuntihinnat eri vuorokaudenajoille ja viikonpäiville.
Voit luoda juuri niin monta erilaista tuotetta tai palvelua kuin sinun yrityksellesi on tarpeen. Jos lisäksi tarjoat samaa palvelua sekä arvonlisäverollisena että -verottomana, luo kaksi eri tuotetta eri verokannoilla. Tällöin myös palvelun nimessä kannattaa olla verokanta merkittynä, jotta erotat oikeat palvelut listoilta ja raporteilta nopeasti.
Nursebuddyssa käytetään laskutuksen yksikkönä tuntia (60 min). Jos käynnin pituus jää lyhyeksi, Nursebuddy laskee automaattisesti 30 tai 45 minuuttia kestäneen käynnin osuuden kokonaisesta tuntihinnasta.
Määritä ensin tuotteen perustiedot:
Luo uusi tuote klikkaamalla Lisää uusi käynnin tuote.
Anna tuotteelle/palvelulle nimi, esim. "Kotihoito".
Jos tuotteesi on arvonlisäverollinen, valitse seuraavassa kohdassa käyttämäsi ALV-kanta. ALV-tieto kannattaa mainita myös tuotteen nimessä selvyyden vuoksi.
Valitse seuraavaksi miten tämän tuotteen laskutettavaa aikaa pyöristetään (esim. 15 minuutin tarkkuudella ylöspäin).
Jos tarjoat tuotetta/palvelua eri vuorokaudenaikoina, valitse viimeisestä kentästä miten aika jakautuu laskutuksessa jos tehty työ osuu kahteen eri aikaryhmään (esim. arki-ilta ja arkiyö): käytetäänkö vain alkuhetken taksaa, vai jaetaanko käynnin aika toteutuneen mukaisesti?
Siirry sitten Aikaryhmät-välilehdelle tuotteen asetuksissa:
Klikkaa jotain yläosan värillisistä laatikoista ja syötä tälle palvelulle käyttämäsi tuntihinta tietylle päivälle, kellonajalle, pyhälle tai viikonlopulle. Esimerkissä luodaan Arkipäivä-hinta, joka olisi voimassa arkikäynneillä ma-pe klo 07-19:
Väritä sen jälkeen ruudukko luomillasi hintatiedoilla. Valitse ensin jokin hintakategorioista (esim. Arkipäivä) ja pidä hiiren kursori alhaalla niiden kellonaikojen kohdalla, joille haluat käyttää kyseistä hintaa.
Esimerkissä keltaisella värillä värjätään klo 18-19 koskevat ajat arkipäiviltä:
Toista väritys kaikkien palveluusi sisältyvien aikaryhmien kohdalla, tai varmista huolella, että järjestelmän valmiit oletusajat soveltuvat palveluihisi.
Tallenna lopuksi muutokset.
Käynnin tuotteet ovat nyt valittavissa, kun luot käyntejä asiakkaan kalenteriin.
Laskutettavat yhteystahot
Tässä kohdassa asetuksia voit määrittää mitkä tahot saavat yritykseltäsi yleensä laskuja. Laskutettavat-tieto on pelkkä otsikko, joka lisätään käynteihin ja jonka avulla jokainen käynti saadaan kohdennettua oikealle maksajalle. Tarjoamasi palvelut voivat yleisesti olla esim. yksityisen maksamia, hyvinvointialueen maksamia tai palvelusetelillä hankittuja.
Siirry kohtaan Asetukset > Laskutus > Laskutettavat.
Luo uusi taho klikkaamalla Lisää laskutusyhteyshenkilö.
Tässä näkymässä riittää määrittää ainoastaan laskutustahon tyyppi Nimi-kentässä (esim. Palveluseteli, Ostopalvelu, Itsemaksava, Edunvalvoja tms), muita kenttiä ei tarvitse täyttää:
Klikkaa lopuksi Lisää-painiketta. Laskutustahoja voi olla niin monta kuin toimintasi kannalta on tarpeen. Laskutettavan voi tallennuksen jälkeen valita asiakkaan käyntiä luodessa.
Oletustuotteet ja -laskutettavat
Jos asiakkaalla käydään yleensä saman tuotteen tai palvelun puitteissa, tai jos heillä on yleensä vain tietty laskutustieto, voit luoda nämä arvot asiakkaan profiiliin oletuksina.
Siirry kohtaan Ihmiset > Asiakkaat ja hae haluamasi asiakas.
Laita profiili muokkaustilaan ja siirry Palvelu-välilehteen.
Täällä voit täyttää oletuslaskutettavan tiedot sekä oletustuotteen.
Lisäämisen jälkeen nämä arvot näkyvät valmiiksi täytettyinä asiakkaalle luotavissa käynneissä, jos et määritä tapauskohtaisesti muita tuotteita tai laskutettavia.
Vinkki: Jos asiakkaan laskutettavat ja tuotteet vaihtelevat kovinkin paljon eri käynneillä, ne kannattaa kiinnittää mieluummin kyseisten käyntien toistuvuuksiin kuin oletustietoihin. (Oletuksissa käytetään vain yhtä tietoa, joka voi joissakin tapauksissa olla niin ollen väärin.)
Jos olet luonut asiakkaalle käyntejä ja toistuvuuksia ENNEN oletustuotteiden lisäämistä, nämä eivät näy takautuvasti jo luoduilla käynneillä. Oletuksia aletaan käyttää vasta lisäämishetkestä alkaen, uutena luotaville käynneille.
Voit päivittää laskutettava- ja tuoteoletukset asiakkaalle Käynnit Lista -raportilla, klikkaamalla käyntirivin auki ja tallentamalla tekemäsi muutokset.
Työskentelyä nopeuttava vinkki
Pysyt helposti kärryillä asiakkaiden laskutusoletuksista Asiakkaat > Ihmiset-näkymän lisäsarakkeiden avulla. Näet täältä myös nopeasti, mikäli asiakkaalta puuttuu esim. ulkoista laskutusohjelmaa (Netvisor) varten tarvittava tunnistenumero.
Saat sarakkeet esille oikean reunan "rattaan" kuvasta:
