Nursebuddyn älykäs Autopilotti tekee käyntisuunnittelun raskaimmat asiat puolestasi yhdellä klikkauksella. Se varmistaa, että asiakaskäynnit jaetaan aina parhaalla mahdollisella tavalla oikeille hoitajille.
Löydät Autopilotin Käyntisuunnittelu-näkymän Toiminnot-valikosta, käyntien jakotyökalujen joukosta:
Autopilotti huomioi mm. ajomatkat osoitteiden välillä, hoitajien työvuorot, ruokatauot (väh. 6 tunnin mittaiselle vuorolle), osaamiset, tiimit, vastuuhoitajat ja ei-toivotut hoitajat sekä asiakkaiden poissaolot, jos näitä tietoja on määritetty.
Tässä artikkelissa:
Kokeile käyntien jakamista Autopilotilla
Valitse kokeiltavaksi ensin jokin tulevaisuuden päivä, jolle ei ole vielä jaettu yhtään käyntiä.
Käyntisuunnittelu-näkymän vasemmassa laidassa näet ne hoitajat, joilla on tuolle päivälle työvuorot sekä aikajanan alapuolella asiakaskäynnit, joita ei ole vielä jaettu kenellekään.
Valitse Käyntijako-valikon työkaluista Jaa Autopilotilla.
Valitse haluamasi asetukset:
Vinkki: Käynnin aloitusajan jousto -valinta lisää jokaisen käynnin alkuun tilapäisesti tässä määritetyn verran joustoa. Tämän avulla näet nopeasti minkälaista suunnitelmaa Autopilotti kykenee tuottamaan, kunhan käynneille suodaan vähän joustoa.
Tämän jälkeen käyntien jakaminen kestää muutaman sekunnin, jonka jälkeen voit tarkastella syntynyttä lopputulosta:
Tuttuun tapaan voit edelleen tehdä yksittäisiä muutoksia suunnitelmaan käsin.
Jos käyntejä jäi jakamatta, kyse voi olla esim. siitä, että tiettyjä hoitajia ei ole sallittu yhdistää tiettyyn asiakkaaseen, kuten ylläolevassa esimerkissä.
Jos lopputulos ei ole halutun kaltainen:
Voit vapauttaa kaikki Autopilotin jakamat käynnit.
Tutki sitten alla olevalta listalta kuinka voit parantaa automaattista jakoa, jotta se toimii parhaiten juuri teillä.
Kokeile uudelleen ja anna meille palautetta.
Käyttövinkkejä ja usein kysyttyjä kysymyksiä:
”Käynti jää jakamatta vaikka se selkeästi mahtuisi suunnitelmaan! Missä vika?”
Tässä yleisimpiä syitä tapahtuneelle:
Asiakkaan osoite on väärin tai pielessä. Käy tarkistamassa osoite asiakkaan profiilissa ja varmista, että kartalla oleva pinni osoittaa asiakkaan todelliseen sijaintiin. Jos osoite on väärässä kohdassa kartalla, saattaa matka-ajasta tulla mahdoton eikä Autopilotti pysty jakamaan sitä muiden käyntien lomaan.
Käynnin sijainti on asetettu väärin. Vaikka asiakkaan sijainti kartalla olisikin täysin oikein, on mahdollista, että käynnille on asetettu sijainniksi jokin toinen ja tämän seurauksena käynti ei jakaudu niin kuin sen kuuluisi.
Vinkki 1: Asiakaskäynnin sijainnin näkee kätevästi käynnin ikkunan sisältä välilehdeltä "Sijainti". Tällöin ei tarvitse poistua asiakkaan profiiliin tarkistaakseen missä asiakkaan tai käynnin sijainti kartalla on.
Vinkki 2: Menemällä hiirellä käynnin päälle Käyntisuunnittelussa, näet lasketut etäisyydet viereisiin käynteihin. Tästä näet heti ovatko etäisyydet useilla kilometreillä pielessä siitä mitä ne oikeasti ovat.
Vinkki 3: Pääset navigoimaan suoraan käynnin ikkunasta asiakkaan tietoihin klikkaamalla asiakkaan nimeä ikkunan otsikosta.
Tarkista, onko käynnille mahdollisesti asetettu sellaisia vaadittuja osaamisia (esim. haavanhoito, lääkeluvat, kielitaito), joita ei hoitajilta löydy. Autopilotti jakaa käyntejä vain silloin, kun niiden vaaditut osaamiset kohtaavat hoitajien osaamisten kanssa. Lisätietoja osaamisten hallinnasta löydät täältä >>
Jos käynnin kohdalla ei ole tällä hetkellä näkyvissä osaamisia, lisää ne näkyviin Nursebuddyn asetuksista:
"Käynti ei jakaudu asiakkaan vastuuhoitajille, jotka ovat työvuorossa, vaan menee aina jollekin toiselle hoitajalle."
Jos olet valinnut Suosi vastuuhoitajia Autopilotin valinnoissa, se asettaa käynnit aina ensisijaisesti vastuuhoitajille, jos he ovat työvuorossa. Tarkista oletko epähuomiossa asettanut käynnin vastuuhoitajaksi jokin toisen hoitajan? Jos käynnille on erikseen asetettu vastuuhoitaja, tämä valinta menee tärkeysjärjestyksessä asiakkaan profiilissa asetetun vastuuhoitajan edelle.
"Autopilotti tekee hoitajille epätasaisia ja katkonaisia päiviä. Jollain hoitajalla on 80% kasvoaika ja toisella 40%."
Käyntien aikaikkuna eli joustava alku on yleisin syy tälle. Jos asiakaskäynneille ei ole määritelty joustavaa alkua, Autopilotti ei pysty luomaan tasaisia päiviä hoitajille koska se noudattaa orjallisesti käyntien aikaikkunan rajoja eikä jaa niiden ulkopuolelle. Jos mahdollista, lisää käynneille vähän joustoa:
Autopilotin ajoasetuksissa on myös mahdollisuus tilapäisesti asettaa joustavalle alulle minimiraja, jolloin Autopilotti pystyy ajamaan kaikille käynneille tämän tilapäisesti.
"Hallinnoin viittä tiimiä Nursebuddyssa mutta haluan jakaa vain kahdelle tiimille kerrallaan. Onnistuuko se?"
Kyllä onnistuu!
Valitse vasemmasta sivuvalikosta ensimmäinen näistä kahdesta tiimistä.
Tämän jälkeen lisää Käyntisuunnittelu-näkymässä toinenkin tiimi listalle. Se onnistuu samasta listasta josta lisäät yksittäisen hoitajankin listalle. Tiimit löytyvät hakutoiminnolla tai rullaamalla vetovalikon alalaitaan:
Toisen tiimin lisäyksen jälkeen sinun pitäisi nyt nähdä molempien tiimien hoitajat suunnittelussa ja molempien tiimien asiakkaat jakamattomissa käynneissä.
Käynnistä Autopilotti, kuten normaalisti. Se jakaa käynnit nyt näiden kahden tiimin kesken automaattisesti.
Huom! Autopilotti yrittää ensisijaisesti jakaa kunkin tiimin asiakkaat kyseiselle tiimille, mutta mahdollistaa myös tiimirajojen ylityksen. Katso ohjeita tiimien hyödyntämiseen täältä >>
Kuinka hyvin Autopilotti toimii teillä? Laita tiimille palautetta, huomioita ja kehitysehdotuksia chatissa!