Käyntiletka tarkoittaa sarjaa käyntejä, jossa samoilla asiakkailla käydään säännöllisesti samassa järjestyksessä, samaan aikaan. Letkan etuna on, että vakioidun käyntijärjestyksen voi nimetä ja tallentaa, ja näin luodun letkan voi jakaa hoitajalle yhdellä klikkauksella.
Kriteerit letkojen muodostamiselle voit valita vapaasti. Esimerkkejä voivat olla esim. aamu- ja ilta-asiakkaat, tai tiettyä osaamista vaativat asiakkaat. Letka soveltuu mainiosti myös palveluasumiseen, koska sen avulla voi hoitaa asiakkaat sellaisessa järjestyksessä, mikä helpottaa toimintaa ja säästää hoitajien aikaa ja askeleita. Tällöin esimerkkejä letkoista voivat olla vaikkapa tietyn rakennuksen, kerroksen tai siiven mukaan peräkkäin hoidettavat asiakkaat.
Katso alta ohjeet letkojen luomiseen sekä sivun lopusta vinkkejä erilaisia tilanteita varten!
Luo uusi letka
Jaa ensin asiakkaiden toistuvia käyntejä haluamassasi järjestyksessä jollekin hoitajalle.
Maalaa sitten hiirellä äsken jakamasi käyntisarja siten, että kunkin käyntilaatikon ympärille tulee musta reunus.
Valitse valintaikkunassa Lisää letkaan.
Anna uudelle letkalle nimi ja klikkaa Luo.
Luomasi käyntiletka löytyy nyt käyntisuunnittelu-aikajanan alla olevalla Letkat-alueella, josta voit jakaa sen seuraavina päivinä sellaisenaan uudelleen.
Alla olevalla pikavideolla näytetään koko prosessi:
Jaa luotuja letkoja hoitajille
Letkan jakaminen on hyvin yksinkertaista:
Avaa käyntisuunnittelu-aikajanan alapuolella oleva Letkat-alue. Kaikki saatavilla olevat letkat löytyvät täältä.
Jaa letka valitsemalla haluamasi hoitaja listalta. Huomaa, että listalla näytetään vain hoitajat, joille on olemassa työvuoro kyseiselle päivälle:
Vaihda jo jaetun letkan hoitajaa
Jos olet jakanut aiemmin letkan hoitajalle, joka onkin nyt estynyt hoitamasta sitä, voit siirtää käynnit parilla klikkauksella toiselle henkilölle.
Maalaa jälleen halutut käynnit Käyntisuunnittelu-näkymässä siten, että niiden ympärille tulee musta reunus.
Valitse valintaikkunasta Siirrä käynnit hoitajalle:
Valitse seuraavaksi hoitaja, jolle siirrät letkan sellaisenaan. Huomioi, että tälläkin listalla näytetään vain hoitajat, joilla on työvuoro kyseisenä päivänä.
Vahvista lopuksi siirtäminen.
Muokkaa ja poista letkoja
Kaikki saatavilla olevat letkat löytyvät käyntisuunnittelu-aikajanan alapuolella olevalta Letkat-alueelta.
Klikkaa rivin lopussa olevia kolmea pistettä, jolloin voit joko nimetä letkan uudelleen tai poistaa sen:
Käyttövinkkejä ja käyntiletkoihin liittyviä tilanteita:
”Tein jo aiemmin letkaan lisätyn käynnin aikaan muutoksen, päivitin myös ohjetekstiä ja kohdistin muutokset Kaikkiin tuleviin käynteihin. Täytyykö nyt muokata letkaakin?”
Ei tarvitse. Jos toistuvaan käyntisarjaan tekee ”Kaikki tulevat” -muutoksen, käynti säilyy osana letkaa.
Esimerkki: Päivität käynnin alkuaikaa 15 minuutilla 11.4. ja talletat muutokset kaikkiin tuleviin käynteihin. Alkuperäinen käynti säilyy letkassa 10.4. saakka, jonka jälkeen uudella ajalla oleva käynti näkyy sen kohdalla letkassa.
”En näe kaikkia letkoja, joita tiedän meillä olevan olemassa. Mihin ne katosivat?”
Tarkista sovelluksen vasemman yläkulman tiimivalinnasta, onko sinulla tällä hetkellä valittuna eri tiimi, jonka letkoja haluat käyttää.
"Koko letkan kohdalla lukee Ei jaettavia käyntejä. Mitä se tarkoittaa?"
Kyse voi olla siitä, että kyseinen letka on jo jaettu hoitajalle, jolloin sitä ei voi enää käsitellä Letkat-osiosta käsin. Tee mahdolliset muutokset tällöin suoraan Käyntisuunnittelu-näkymässä.
Toinen vaihtoehto on, ettei kyseisten asiakkaiden käynneille ole enää voimassaolevaa toistuvuutta letkan osoittamana aikana. Jos toistuvuus on päässyt päättymään, muokkaa sitä asiakkaan kalenterissa.
"Joillakin käynneillä tarvitaan useampia hoitajia kuin yksi. Miten tällaiset voi lisätä letkaan?"
Kun useampaa hoitajaa vaativa käynti on lisätty letkaan, se jää näkyviin vaaleankeltaisena, kunnes se on jaettu riittävälle määrälle hoitajia.
Puuttuvat hoitajat voi lisätä joko normaaliin tapaan Käyntisuunnittelu-näkymässä tai niin ikään Letkat-osion kautta:
"Asiakas-Pentti on tällä viikolla sairaalassa sellaisena aikana, kun hänellä normaalisti olisi letkaan kuuluvia käyntejä. Miten näiden käyntien kanssa käy?"
Jos letkan käynnit on jo jaettu hoitajalle, ne vapautetaan, kun lisäät Pentin tietoihin Poissaolon letkaan osuvan käynnin ajalle. Letkassa lukee tällöin Ei saatavilla tänään, mutta se on edelleen letkassa saatavilla muille päiville, joina hän on paikalla.
"Asiakas-Iivarinkin käynnin kohdalla lukee Ei saatavilla tänään, mutta hän on ihan normaalisti paikalla eikä poissa. Mitä muuta tuo voi tarkoittaa?"
Iivarin toistuva käyntisarja on mahdollisesti päättynyt jo aiemmin (näet tämän Iivarin asiakasprofiilin kalenterista). Käynti näkyy tällöin edelleen osana letkaa, mutta ei ole enää jaettavissa käyntisarjan päättymisen jälkeen. Voit poistaa tämän käynnin letkasta.
"Iltavuoro-letkassa olevat Asiakas-Elmon kaikki käynnit täytyy poistaa hänen menehtymisensä vuoksi. Noiden tilalle tulee Asiakas-Hilman käynnit. Miten tämä muutos tehdään?"
Klikkaa ensin Asiakas-Elmon käyntiä ja poista se letkasta:
Varmista, että Asiakas-Hilman kalenteriin on luotu toistuva käynti samalle ajalle.
Mene Käyntisuunnittelu-näkymään ja jaa käsin Hilman käyntisarjan ensimmäinen käynti aikajanalle halutulle hoitajalle, oikealle ajalle.
Maalaa sen jälkeen Hilman käynti siten, että sen ympärille tulee mustat reunukset ja valitse Lisää letkaan.
Valitse listalta olemassaoleva Iltavuoro-letka, jonka osaksi Hilman käynti halutaan nyt liittää ja tallenna muutos.
”Joidenkin asiakkaiden luona käydään yövuorossa. Mitä täytyy huomioida sellaisessa letkassa, jossa osa käynneistä alkaa tämän vuorokauden puolella ja jatkuu vuorokauden vaihtumisen jälkeen?”
Pääperiaate on, että käynnit jaetaan sen vuorokauden puolelle, jona ne alkavat.
Esimerkiksi Asiakas-Hilman yökäynti on määritetty tehtäväksi klo 23.00-01.00, josta hoitaja siirtyy Asiakas-Armin luo klo 01.30-03.00 ja lopuksi Asiakas-Erkille klo 03.15-04.30.
Asiakkaan näkökulmasta Hilman käynti voi ylittää vuorokausirajan, kuten allaolevassa kuvassa näkyy. Ainoastaan jakamista varten letkoja tarvitsee muodostaa kaksi erillistä:
1. letka alkaa klo 22.00 ja päättyy puoleen yöhön klo 23.59, sisältäen Hilman koko käynnin.
2. letka alkaa klo 00.00 ja päättyy klo 05.00, sisältäen sekä Armin että Erkin käynnit.
