Käyntisuunnitelmapohjien avulla voit tallettaa valmiiden työlistojen pohjat tilanteissa, joissa asiakaskäynnit ja niille valitut hoitajat pysyvät oletuksena sellaisinaan päivästä ja viikosta toiseen, eikä niitä ole tarpeen muuttaa kuin poikkeustapauksissa. Näet raportilta myös ilmoituksen, jos tietyn päivän pohjasta jäi käyntejä jakamatta jostain syystä.
Suunnitelmien käytöstä saa parhaan hyödyn, jos hoitajilla on toistuvat työvuorot ja asiakkailla toistuvat käynnit. Valitse pohjaksi sellainen päivä/viikko, jossa nämä osa-alueet ovat kunnossa ja jolle on jo jaettu käynnit sillä tavoin kuin ne teitä palvelevat parhaiten.
1: Luo ja käytä päiväkohtaisia suunnitelmapohjia
Klikkaa Käyntisuunnittelu-näkymässä Toiminnot-painiketta oikeasta reunasta.
Valitse Tallenna tämä päivä pohjaksi...
Anna pohjalle haluamasi nimi, jolla tunnistat sen myöhemmin:
Kun pohja on luotu, siirry uuden päivän kohdalle, jolle haluat käyttää tätä valmista pohjaa.
Valitse Toiminnot-valikosta tällä kertaa Ota käyttöön pohja tälle päivälle... ja valitse listalta luomasi pohja.
Varmista esikatselusta, että suunnitelma on sopiva ja valitse Ota käyttöön.
Näet vahvistuksen, että haluttu pohja on otettu käyttöön sekä sen mitä mahdollisia ongelmia tai ristiriitoja nykyisen päivän ja suunnitelmapohjan välillä löytyi. Voit tarkastella jakamatta jääneitä käyntejä sivun alaosan eri välilehdiltä.
Pohjan käyttöönottoraportti kertoo miksi käyntejä jäi jakamatta. Käyntisuunnittelunäkymässä voit edelleen tehdä korjauksia ja täydennyksiä käyntijakoihin käsin.
2: Luo ja käytä viikkokohtaisia suunnitelmapohjia
Viikkotason suunnitelmien käsittely tapahtuu pitkälti samalla tavalla kuin päiväsuunnitelmien. Käyntisuunnittelun Viikko-näkymässä, valitse pohjaksi sellainen tyypillinen viikko, joka kuvaa teillä hoitajien ja asiakkaiden tilannetta mahdollisimman hyvin.
Viikkopohja talletetaan ja otetaan käyttöön samalla idealla kuin päiväpohjakin.
Pohjan käyttöönotossa mahdollisesti tulleet ristiriidat sekä jakamattomiksi jääneet käynnit voit tarkistaa suoraan kyseisen päivän kohdalla näytettäviltä raporteilta, klikkaamalla punaista tekstiä päivän kohdalla:
3: Päivitä aiemmin luotua suunnitelmapohjaa
Viikko- ja päiväpohjia voi päivittää mikäli käy niin, että ajan myötä käyntejä jää pois tai uusia tulee tilalle aiemmin luodun pohjan rakenteeseen.
Jaa käynnit uudella, halutulla tavalla.
Valitse Toiminnot-valikosta Tallenna tämä päivä pohjaksi...
Valitse listalta sen pohjan nimi, jonka haluat korvata uudella suunnitelmalla.
Vahvista, että haluat tallentaa uuden suunnitelman vanhan päälle (tätä toimintoa ei voi perua!):
Päivitetty suunnitelma on käytettävissä tästä eteenpäin normaaliin tapaan.
4: Muokkaa tai poista suunnitelmapohjia
Nursebuddyn asetuksiin on tullut myös uusi kohta suunnitelmapohjille: Asetukset > Käyntisuunnittelu > Käyntisuunnitelmapohjat.
Näet täältä kaikkien luotujen pohjien tyypin ja nimen, luonti- tai muokkauspäivän ja kuka pohjaa on viimeksi käsitellyt. Klikkaamalla kolmea pistettä rivin päässä pois joko poistaa pohjan tai nimetä sen uudelleen.
Asetuksissa voit myös määrittää, huomioidaanko suunnitelmapohjaa käytettäessä hoitajien työvuoroja ja osaamisia lainkaan. Vaikka hoitajalla ei olisi nykytilanteessa työvuoroa ja pohjassa on, tämän kohdan valitsemalla käynti voidaan silti jakaa hänelle vaikka nykytilanne olisi ristiriidassa pohjan kanssa.
Usein kysyttyä
Mitä eroa pohjilla ja letkoilla on?
Suunnitelmapohjat eroavat letkoista siten, että letkoissa käynnit pysyvät vakiojärjestyksessä, mutta hoitaja vaihtuu. Suunnitelmissa puolestaan sekä käynnit että hoitajat pysyvät yhdessä kiinnitettyinä, kunnes tarvitsee tehdä muutoksia.
Mitä eroa pohjilla ja käyntien kopioinnilla on?
Käynnin kopiointi tarkoittaa, että ohjelma etsii menneeltä päivältä parhaimman vastaavuuden (esim. 80% tai 90%) jaettavana olevalle päivälle ja jakaa käynnit sen mukaisesti.
Käyntien kopioiminen ei ole mahdollista, jos jaettavana olevalle päivälle jo löytyy aloitettuja, tehtyjä tai peruttuja käyntejä tai aloitettuja tai tehtyjä tapahtumia. Suunnitelmapohjissa vastaavaa rajoitetta ei ole.
Jos työntekijä oli töissä kopioitavana päivänä, mutta ei ole jaettavana olevassa päivässä, käynti jaetaan hänelle joka tapauksessa, vaikka hän ei ole paikalla. Suunnitelmapohjissa pääkäyttäjä voi valita asetuksista ohitetaanko käyntien jakaminen niissä tapauksissa, joissa pohjan mukaista työvuoroa ei löydykään.
Voinko luoda pohjia tiimikohtaisesti?
Kyllä vain. Valitse vasemmasta yläkulmasta haluamasi tiimi, jonka käynneille haluat luoda suunnitelmapohjan. Tallennusvaiheessa kannattaa nimetä pohja siten, että eri tiimien pohjat on mahdollista erottaa selvästi toisistaan.
Miksi käyntejä jää raportin mukaan jakamatta, vaikka pohjassa ne on jaettu hoitajille ihan oikein?
Varmista, että kaikilla hoitajilla on työvuorot tarvittavina aikoina ja tarvittaessa automaattisina toistuvuuksina. Ilman työvuorotietoa käyntejä ei jaeta, vaikka ne olisivat pohjassa mukana. Käyntisuunnitelmien asetuksissa voidaan tarvittaessa työvuorot jättää huomiotta ja käynnit voidaan jakaa myös työvuoron puuttuessa suunnitelman mukaisesti.
Tarkista onko käynnillä jokin osaamisvaatimus, joka on ristiriidassa hoitajan osaamisten kanssa. Järjestelmä ei jaa käyntiä, jos osaaminen puuttuu. Käyntisuunnitelmien asetusten avulla on mahdollista jättää osaamisvaatimukset huomiotta.
Tarkista onko asiakkaille tullut uusia käyntejä. Jos päiviin on tullut uusia käyntejä ja toistuvuuksia suunnitelmapohjan luomisen jälkeen, nämä eivät päivity automaattisesti pohjiin. Näet kunkin pohjan luonti- ja muokkausajankohdat Nursebuddyn Asetuksissa. Katso myös edeltä ohjeet aiemmin luodun pohjan päivittämiseen.
Huomaa, että suunnitelmapohja jakaa nykyään myös päällekkäiset käynnit, jos näin oli määritetty tallennusvaiheessa. Tämä on hyödyllistä esim. tapauksissa, joissa pariskunnalle on määritetty omansisältöiset käyntinsä joko osin tai täysin samaan aikaan.
Mitä eroa on käyttöönottoraportin Jakamattomilla käynneillä ja Pohjaristiriidoilla?
Jakamattomat käynnit: nämä ovat käyntejä, joita ei ollut jaettuna hoitajalle pohjaa luodessa, tai käyntejä/toistuvuuksia, jotka ovat tulleet uusina vasta pohjan luomisen jälkeen.
Pohjaristiriidat: nämä ovat käyntejä, jotka oli jaettu hoitajalle ja talletettu pohjaan, mutta jostain syystä jaettavana olevan päivän tilanne onkin erilainen (esim. hoitaja ei olekaan töissä). Tämä vuoksi käyntiä ei voitu jakaa. Kun viet hiiren käynnin päälle, näet punaisella lisätietoja ristiriidan syystä käynnin kohdalla:
